1.     Аудит кадрового делопроизводства, документации. Описание

Аудит кадровой документации включает в себя полную диагностику всей кадровой документации организации на наличие, корректность ее оформления и ведения в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.

Аудит кадровой документации предусматривает проверку следующих документов:

·  Личные дела работников; ·  Личные карточки Т2; ·  Трудовые договоры и дополнительные соглашения; ·  Приказы по личному составу; ·  Приказы по основной деятельности; ·  Журналы учета; ·  Трудовые книжки; ·  Графики отпусков; ·  Приказы по отпускам; ·  Штатное расписание; ·  Табель учета рабочего времени; ·  Командировочные документы; ·  Локальные нормативные акты; ·  Должностные инструкции по всем видам работников.

Зачем нужен аудит кадровой документации?

А нужен он, даже скорее необходим, по следующим причинам:

- аудит кадровой документации позволяет вам получить полную картину о состоянии кадровых дел в компании, наличии или отсутствии документов, которые должны быть согласно Трудовому Кодексу РФ, получить справку по каждому работнику, оценить работу кадровой службы;

- аудит кадровой документации защищает вас от штрафов и претензий Рострудинспекции, Прокуратуры, налоговых органов (в части проверки размеров начисляемой заработной платы), и непосредственно работников, которые по каким-либо причинам обижены на компанию, нелояльны к ней

- аудит кадровой документации дает вам возможность выявить типичные ошибки  в вашей кадровой документации и принять меры к их систематическому искоренению и не повторению в последующем.

В каких ситуациях аудит кадровой документации особенно необходим?

Аудит кадровой документации необходим в следующих ситуациях:

- бывшие или действующие работники намереваются предъявить вам претензии, относящиеся к трудовым отношениям между вами и ними. В этом случае жизненно важно обеспечить, чтобы кадровая документация полностью соответствовала действующему законодательству, а также было полное соответствие в нумерации, датах документов, не были различны номера одних и тех же документов на бумаге и в 1С, все документы об отпусках, командировках, платежные ведомости по выплате заработной платы, были надлежаще оформлены, соблюдены требования охраны труда, а работники ознакомлены с ними. В противном случае компании не избежать претензий Рострудинспекции, или прокуратуры, а, следовательно, и наложения штрафов в пользу государства до 50 000 рублей, не считая удовлетворения требований самого работника, и наличия административной «судимости» руководителя компании;

- организация долгое время развивалась, наращивала штат, но кадровую документацию вела «спустя рукава». В этом случае, как показывает практика, в кадровой документации накапливается большое количество ошибок, которые, в конце концов, приводят к неправильному начислению заработной платы, отсутствию учета или неправильному учету отгулянных отпусков, полному несоответствию должных инструкций и фактически исполняемых работниками обязанностей, несоответствию между приказами, трудовыми договорами, электронной базой, графиками отпусков, личными карточками и т.д. Хаос в кадровой документации приводит к хаосу в работе компании, вы не знаете, кого когда направить в отпуск, сколько кому заплатить, с кого чего требовать, и в такой ситуации аудит кадровой документации абсолютно необходим;

- вы хотите проверить работу кадровой службы, либо кадровая служба по собственной инициативе проводит самопроверку вследствие большой загрузки текущими делами и невозможностью отвлекаться на прошедшие периоды, либо новый пришедший кадровый работник ввиду большого штата не в силах самостоятельно провести аудит кадровой документации.

Какие виды аудита кадровой документации проводятся?

Специалисты ПБ «ЮРИСТОКРАТ» проводят следующие виды аудита кадровой документации:

1.       Сплошной аудит кадровой документации, при котором подвергается проверке вся кадровая документация за определенный период.

2.       Выборочный аудит кадровой документации, который, в свою очередь, может быть двух видов:

2.1. аудит кадровой документации по определенным работникам за определенные годы.

2.2. аудит только определенной кадровой документации, например, только приказов о приеме и увольнении и трудовых договоров.

3.       Целевой аудит кадровой документации, который проводится применительно к конкретному работнику или группе работников, с которыми компания находится в конфликтном или предконфликтном состоянии и в связи с этим необходимо, чтобы все кадровые документы были в полном порядке.

Приведенная выше классификация носит, в первую очередь прикладной характер. С научной точки зрения аудит кадрового делопроизводства может быть разделен на:

1.       Профилактический аудит кадрового делопроизводства. Такой аудит кадрового делопроизводства направлен на превентивное устранение недостатков ведения кадрового учета, упредив возникновение проблемы.

2.       Оперативный аудит кадрового делопроизводства, который необходимо быстро провести вследствие грядущей проверки Рострудинспекции или Прокуратуры, о наступлении которой компании достоверно известно.

Управление трудовыми правоотношениями представляет собой один из столпов хозяйственной деятельности организации любой организационно-правовой формы. В связи с этим документальное оформление трудовых правоотношений, правильное ведение кадровой документации и учета в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации является очень важным. Даже в наше время, когда для большинства работодателей очевидно, что ведение кадрового делопроизводства является такой же неотъемлемой частью функционирования организации, как и ведение бухгалтерского учета, внимание это сегменту уделяют далеко не все.

Некоторые работодатели осознают важность учета кадров и ведения кадровой документации только при проведении проверки надзорными органами (Рострудинспекции, Прокуратуры), либо возникновении трудовых споров, в том числе судебных и только в этих случаях просят оказать услуги по экстренному аудиту и восстановлению кадрового делопроизводства в организации, что может уже не дать желаемого результата, так как конфликтные работники попросту откажутся подписывать какие-либо документы и восстановить кадровый учет в полном объеме не удастся.

В этой ситуации защищены оказываются те, кто превентивно подумал о необходимости ведения кадрового делопроизводства и заключил договор на оказание услуг по ведению кадрового учета заблаговременно. В этих компаниях с кадровой документацией оказывается все в порядке и оснований для наложения штрафов со стороны проверяющих органов нет.

Как только возникла необходимость в аудите или восстановлении кадрового делопроизводства следует организовать привлечение независимых кадровых специалистов, которые смогут объективно оценить текущее состояние дел, исследовать локальные нормативные правовые акты, посмотреть, соответствуют ли они требованиям действующего законодательства. По результатам аудита кадрового делопроизводства уже проводится устранение выявленных огрехов и проблемных зон (отсутствие платежных ведомостей, начисление заработной платы один раз в месяц, различные суммы окладов приказах, договорах и штатном расписании и т.д.), производится налаживание кадрового делопроизводства.

При возникновении трудовых споров, которые рассматриваются в суде,  правильная кадровая документация будет хорошим письменным доказательством вашей правоты, а ее отсутствие - причиной решения спора в пользу работника. Аудит кадрового учета включает в себя:

1. Оценку правильности ведения кадровой документации, проверка соответствия локальных нормативных правовых актов требованиям действующего законодательства.

2. Выявление нарушений, ошибок или несоответствий требованиям закона в оформлении, систематизации и хранении кадровой документации.

3. Оценку правильности ведения необходимых журнальных форм по регистрации кадровых документов.

4. Определение отсутствующих локальных нормативных правовых актов, наличие которых обязательно в любых организациях.

Специалисты Правового бюро «ЮРИСТОКРАТ» проведут сплошной, выборочный и целевой аудит кадровой документации, по вашему выбору, выявят и устранят все недостатки кадровой документации, даже самые сложные и труднорешаемые.

За 1 рабочий день 1 специалистом проверяется в среднем 10 человеко-лет.

Анализ локальных нормативных актов проводится со скоростью в среднем 30 страниц текста документов за 1 день.

Расчет сроков аудита кадровой документации производится исходя из указанных цифр.

На практике в среднем аудит кадровой документации для средней фирмы занимает 3-10 рабочих дней.

1. Вы оформляете по электронной почте, либо лично в вашем или нашем офисе заказ на аудит кадровой документации.

2. Наш специалист выезжает к вам для оценки состояния кадровой документации, необходимого объема и глубины аудита. Мы направляем вам коммерческое предложение.

3. После согласования предложения мы начинаем работу по аудиту кадровой документации, которая может включать в зависимости от оговоренного объема работы следующее:

Анализ состояния документов:

·         Личные дела: проверка наличия, проверка перечня документов, входящих в личные дела, формирование титульного листа.

·         Личные карточки: проверка наличия, проверка заполнения, проверка  на соответствие законодательству.

·         Приказы по личному составу (прием, перевод, увольнение): проверка наличия, проверка на соответствие законодательству, проверка соответствия трудовым договорам, штатному расписанию, трудовым книжкам, иным документам.

·         Приказы по основной деятельности: проверка на соответствие законодательству.

·         Приказы по отпускам: проверка наличия, проверка на соответствие законодательству.

·         Уведомления о времени начала отпуска: проверка наличия, проверка на соответствие законодательству.

·         Графики отпусков: проверка наличия, проверка заполнения, проверка на соответствие законодательству.

·         Трудовые договоры: проверка наличия, проверка на соответствие законодательству, сличение с приказами и иными документами на предмет расхождений. Проверка изменений, дополнений.

·         Штатные расписания: проверка наличия, проверка соответствия законодательству, проверка соответствия приказам и иным документам.

·         Табели учета рабочего времени: проверка наличия, проверка на соответствие законодательству.

·         Командировочные документы: проверка приказов, командировочных удостоверений, служебных заданий, проверка на соответствие законодательству.

·         Трудовые книжки: проверка правильности заполнения трудовых книжек, сличение с приказами по личному составу на предмет расхождения, регистрация в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним.

·         Проверка базы «1С. Зарплата и Кадры» или иной аналогичной: проверка соответствия документам – приказам, трудовым договорам, штатному расписанию и т.п.

·         Проверка наличия необходимых локальных нормативных актов: экспертиза ЛНА, рекомендации по внесению изменений.

·         Проверка наличия необходимых должностных инструкций: экспертиза должностных инструкций, рекомендации по внесению изменений.

По результатам аудита кадровой документации вы получаете:

- правовое заключение, содержащее выводы по результатам аудита кадровой документации в компании, полностью и наглядно отражающее состояние дел;

- подробные рекомендации по восстановлению кадровой документации, приведению ее в соответствие, излагаемые в заключении.

Мы гарантируем:

- 100% верность наших рекомендаций, выданных по результатам аудита кадрового делопроизводства, документации;

- полную финансовую ответственность в размере штрафов, наложенных государственными органами, в случае нашей ошибки в рекомендациях, что закреплено Договором на оказание услуг по аудиту кадровой документации.

6. Аудит кадрового делопроизводства, документации. Цена

Comments: